Policy för bakgrundskontroller: mall och checklista
En färdig policytext som ni kan kopiera och anpassa, med rollmatris, text till kandidaten och rutin för avvikelser. Följer det som gäller hösten 2026. Låt en jurist granska den innan ni antar den.
Publicerad · Uppdaterad · 6 min läsning
En policy gör tre saker: den tvingar er att bestämma vad ni kontrollerar och varför, den ger rekryterande chefer ett svar att följa, och den visar att ni har tänkt om någon frågar.
Mallen nedan är en utgångspunkt. Anpassa den till er verksamhet och låt en jurist med dataskyddskompetens läsa den innan ni antar den. Text inom hakparentes ska ni byta ut.
Innan ni skriver
Samla HR, säkerhet och dataskyddsombud i en och en halv timme och gör tre saker:
- Lista åtta till tolv rollgrupper, inte enskilda titlar.
- Bedöm varje rollgrupp på tre punkter: ekonomi och tillgångar, information och åtkomst, människor och skyddsvärda grupper.
- Sätt en kontrollnivå per grupp och skriv en mening om varför.
Resultatet är rollmatrisen i avsnitt 3 i mallen.
Mallen
1. Syfte
[Organisationen] gör bakgrundskontroller för att verifiera att de uppgifter som ligger till grund för ett anställningsbeslut stämmer, och för att minska risker som är kopplade till den aktuella rollen. Kontrollerna ska vara sakliga, proportionerliga och respektera den enskildes integritet.
2. Tillämpning
Policyn gäller vid rekrytering till de roller som anges i avsnitt 3, och för konsulter och inhyrd personal som får motsvarande åtkomst. Kontroller av redan anställda görs endast enligt avsnitt 9.
3. Roller och kontrollnivåer
| Rollgrupp | Risk | Kontrollnivå | Kontroller |
|---|---|---|---|
| [Kontorsroller utan särskild åtkomst] | Låg | A | Identitet, CV-verifiering |
| [Ekonomi, inköp, IT-administration] | Förhöjd | B | Nivå A samt bolagsengagemang, ekonomiska uppgifter och sanktionslistor |
| [Ledning och nyckelpersoner] | Hög | C | Nivå B samt fördjupad granskning av relevanta öppna källor |
| [Roller med lagkrav på registerutdrag] | Enligt lag | Enligt lag | Det registerutdrag som lagen kräver, samt nivå A eller B |
Roller som inte finns i tabellen kontrolleras inte utan ett särskilt beslut av [HR-chefen].
4. Rättslig grund
Kontrollerna stöds på en intresseavvägning enligt artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen. Avvägningen dokumenteras för varje rollgrupp i bilaga 1. Samtycke används inte som rättslig grund.
Uppgifter om lagöverträdelser behandlas endast när det finns stöd i lag, eller av en leverantör som har rättsligt stöd för behandlingen. [Organisationen] skannar, kopierar eller antecknar inte innehållet i registerutdrag om inte en lag uttryckligen kräver det.
5. Registerutdrag
Registerutdrag begärs endast för roller där lag kräver eller tillåter det, och endast av den som har valts för anställning. Digitala utdrag kontrolleras i Polisens e-tjänst. Dokumentationen begränsas till det som den aktuella lagen medger. Originalet lämnas tillbaka om personen begär det.
6. Information till kandidaten
Att bakgrundskontroll kan förekomma anges i annonsen. Slutkandidaten får skriftlig information enligt bilaga 2 innan kontrollen startar.
7. Tidpunkt
Kontrollen görs på den eller de kandidater som [organisationen] avser att anställa, och innan anställningsavtalet undertecknas.
8. Bedömning och beslut vid avvikelse
- HR kontrollerar att uppgiften är verifierad och gäller rätt person.
- HR och rekryterande chef bedömer om uppgiften är relevant för rollen, med hänsyn till hur gammal den är.
- Kandidaten får möjlighet att kommentera.
- [HR-chefen] fattar beslut. Mildare åtgärder än att avbryta rekryteringen ska övervägas.
- Beslutet och skälen dokumenteras kort, utan fler uppgifter än nödvändigt.
Resultatet delas endast med rekryterande chef och HR.
9. Kontroller under anställningen
Omkontroll görs vid byte till en roll med högre kontrollnivå och vid väsentligt utökad åtkomst. För rollgrupper på nivå C görs omkontroll vart [tredje] år. De anställda informeras om vilka roller som omfattas och vad som kontrolleras.
10. Lagring och radering
Underlag från en kontroll sparas i högst [antal] dagar efter beslutet och raderas därefter. För kandidater som inte anställs raderas underlaget när rekryteringen är avslutad, om det inte behövs för att försvara ett rättsligt anspråk. Den dokumenterade slutsatsen sparas i personalakten under anställningstiden.
11. Leverantörer
Leverantörer av bakgrundskontroller ska kunna redovisa vilka källor de använder, på vilken rättslig grund de behandlar uppgifterna, hur länge uppgifterna sparas och vem som är personuppgiftsansvarig. Avtal om personuppgiftsbehandling ska finnas där det krävs.
12. Ansvar och uppföljning
[HR-chefen] ansvarar för policyn. Den ses över en gång per år och när lagstiftningen ändras.
Bilaga 1: intresseavvägning per rollgrupp
Fyll i en rad per rollgrupp.
| Rubrik | Att fylla i |
|---|---|
| Rollgrupp | |
| Ändamål med kontrollen | |
| Vårt berättigade intresse | |
| Varför kontrollen är nödvändig | |
| Varför en mindre ingripande åtgärd inte räcker | |
| Kandidatens intresse och hur vi skyddar det | |
| Slutsats | |
| Datum och ansvarig |
Hur avvägningen görs förklaras i Bakgrundskontroll och GDPR.
Bilaga 2: information till kandidaten
Inför anställning i den här rollen gör [organisationen] en bakgrundskontroll. Syftet är att bekräfta att uppgifterna i din ansökan stämmer och att hantera risker som är kopplade till rollen.
Kontrollen omfattar: [identitet, tidigare anställningar och utbildning, bolagsengagemang].
Den rättsliga grunden är en intresseavvägning. Vårt intresse är [beskriv]. Kontrollen utförs av [leverantör eller funktion]. Resultatet ses endast av rekryterande chef och HR.
Underlaget sparas i högst [antal] dagar efter att rekryteringen har avslutats. Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi behandlar om dig, att få felaktiga uppgifter rättade och att invända mot behandlingen. Om kontrollen visar något som avviker får du möjlighet att kommentera det innan vi fattar beslut.
Frågor besvaras av [kontaktuppgift]. Du kan också vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten om du har klagomål.
Checklista innan ni börjar
- Rollmatrisen är beslutad av HR och säkerhet
- En intresseavvägning finns för varje rollgrupp
- Policyn är granskad av jurist eller dataskyddsombud
- Kandidatinformationen är färdig och ligger i rekryteringsflödet
- Annonserna nämner att bakgrundskontroll kan förekomma
- Rekryterande chefer vet vad de får och inte får spara
- Lagringstider är inställda och radering sker
- Frågan har tagits upp med de fackliga organisationerna, om ni har kollektivavtal
- Det finns ett datum för nästa översyn
Från policy till praktik
En policy som kräver manuellt arbete för varje rekrytering följs inte. I Adagon lägger ni in era kontrollnivåer en gång. Rekryteraren väljer nivå, kandidaten får informationen och lämnar sina uppgifter i ett guidat flöde, och lagringstiden ni har bestämt gäller automatiskt.
Kontrolltyperna att välja mellan när ni sätter nivåerna finns på Vad som ingår i en bakgrundskontroll, var och en med källa, vad kandidaten gör och vad som krävs rättsligt.
Källor
- IMY: Rättslig grund i arbetslivet, uppdaterad 15 juni 2026
- IMY: Brottsuppgifter i arbetslivet, uppdaterad 16 mars 2026
- Polisen: Information till arbetsgivare om registerutdrag, granskad 17 september 2026
Guiden är allmän information och inte juridisk rådgivning. Regler och myndigheternas vägledning ändras, så kontrollera alltid källorna och ta hjälp av en jurist i det enskilda fallet.