Bakgrundskontroll av befintliga anställda: vad gäller och hur ofta?
En kontroll vid anställningen blir gammal. Får ni kontrollera personal som redan är anställd, på vilken grund och hur ofta? Här är vad reglerna säger hösten 2026 och vad som utreds.
Publicerad · Uppdaterad · 4 min läsning
Kort svar: ja, det går, men det kräver mer eftertanke än en kontroll vid rekrytering. Den anställde har svårare att säga nej, vissa verktyg är inte till för det här och reglerna är under utredning.
Varför frågan kommer upp
En kontroll vid anställningen visar läget just då. Sedan byter personen roll, får bredare åtkomst, tar ett styrelseuppdrag eller hamnar på en sanktionslista. Organisationer som bara kontrollerar vid dörren vet efter några år ganska lite om dem som har mest åtkomst.
Regeringen har uppmärksammat frågan. Utredningen om ett nytt regelverk för bakgrundskontroller (dir. 2025:83) ska lämna förslag även för "uppföljande bakgrundskontroller under pågående anställning". Redovisningen ska ske senast den 11 mars 2027. Läs mer i Nya regler för bakgrundskontroller.
Vad som gäller i dag
Samtycke är ännu svagare här
IMY skriver att en arbetsgivare normalt inte kan använda samtycke som rättslig grund för att behandla personuppgifter om anställda, eftersom anställda är i beroendeställning. Bygg på en intresseavvägning och dokumentera den per rollgrupp. Se Bakgrundskontroll och GDPR.
Registerutdrag är inte till för omkontroller
Polisen skriver till arbetsgivare:
Meningen med utdragen är inte att göra en kontroll av de personer som redan arbetar i organisationen.
Utdragen ska enligt Polisen inte heller användas för att kontrollera anställda som erbjuds en förnyad anställning i samma verksamhet medan ett utfärdat utdrag fortfarande är giltigt. I skolan gäller sedan den 15 juli 2026 att den som återanställs hos samma arbetsgivare måste visa ett nytt utdrag om det har gått mer än sex månader, i stället för som tidigare ett år.
Brottsuppgifter kräver särskilt stöd
Uppgifter om lagöverträdelser får bara behandlas med stöd i lag, i IMY:s föreskrifter eller med tillstånd från IMY. Tillstånden skiljer sig mellan bolagen, och ett tillstånd omfattar bara den behandling som beskrivits i ansökan. Fråga därför leverantören uttryckligen om deras tillstånd omfattar kontroller av redan anställda.
Det mesta går att följa upp utan brottsuppgifter
Flera av de förändringar som spelar roll under en anställning syns i källor som inte rör brott:
| Förändring | Kontroll |
|---|---|
| Nya styrelseuppdrag eller ägande | Bolagsengagemang |
| Personen hamnar på en sanktionslista eller blir en person i politiskt utsatt ställning | Sanktions- och PEP-kontroll |
| En yrkeslegitimation dras in | Kontroll av legitimation |
| Ekonomiska problem i en roll med ekonomiskt ansvar | Kreditupplysning, om det finns ett legitimt behov |
När är en omkontroll motiverad?
Händelser är lättare att motivera än kalendern:
- byte till en roll med högre risk
- utökad åtkomst till system, pengar eller skyddsvärda personer
- krav från kund, tillsynsmyndighet eller regelverk
- en konkret anledning, hanterad enligt en fast rutin
Ett fast intervall kan vara rimligt för de mest känsliga rollerna. Hur långt intervallet ska vara finns det ingen regel om. Det som krävs är att ni kan förklara varför just det intervallet behövs för just den rollen.
Så inför ni det
- Avgränsa. Vilka rollgrupper omfattas? Sällan alla.
- Välj kontroller. Börja med dem som inte rör brottsuppgifter.
- Gör intresseavvägningen och skriv ned den.
- Informera. De anställda ska veta vad som kontrolleras, varför och hur ofta, innan det börjar.
- Ta upp frågan med facket om ni är bundna av kollektivavtal.
- Bestäm vad som händer vid en avvikelse. Samma rutin som vid rekrytering: verifiera, bedöm relevans, låt personen kommentera, välj den mildaste åtgärd som räcker.
- Spara lite. En omkontroll ska inte bli ett växande arkiv om varje medarbetare.
Vanliga misstag
- Att kontrollera alla anställda lika, oavsett roll.
- Att be anställda om nya registerutdrag utan lagstöd.
- Att införa rutinen utan att informera.
- Att sakna en plan för vad en träff leder till.
Adagon har stöd för schemalagda omkontroller. Ni väljer vilka roller som omfattas, vilka kontroller som körs och hur ofta, och får en avisering när något har ändrats.
Kontrollerna som brukar köras om löpande: sanktionsscreening, PEP-kontroll, körkort och uppehålls- och arbetstillstånd. Alla kontrolltyper finns på Vad som ingår i en bakgrundskontroll.
Källor
- IMY: Rättslig grund i arbetslivet, uppdaterad 15 juni 2026
- Polisen: Information till arbetsgivare om registerutdrag, granskad 17 september 2026
- IMY: Ansöka om tillstånd att behandla personuppgifter om lagöverträdelser, uppdaterad 21 maj 2026
- Regeringen: Ett ändamålsenligt regelverk för bakgrundskontroller, dir. 2025:83
- Riksdagen: Utökade registerkontroller i skolväsendet, bet. 2025/26:UbU29
Guiden är allmän information och inte juridisk rådgivning. Regler och myndigheternas vägledning ändras, så kontrollera alltid källorna och ta hjälp av en jurist i det enskilda fallet.